Seja Marketeer, Webmaster ou qualquer outro nome pelo qual prefira ser chamado(a), há aplicações que são absolutamente obrigatórias, sem as quais estará certamente a perder terreno para a concorrência. Por isso fiz uma lista simples, mas que tem aquelas que considero mesmo obrigatórias. Sem mais demora aqui vai a lista: – FileZilla Esta é uma…
Gerir a caixa de email é uma das tarefas mais importantes do quotidiano, até aqui não há muitas dúvidas.
A diversidade de emails que se recebe diariamente assim como a sua importância, faz com que alguns sejam prioritários em relação a outros, e mesmo os restantes requerem diferentes tratamentos. Logo, existe a necessidade de criar algum tipo de organização para tratar e gerir eficazmente o fluxo da sua caixa de email e é sobre isso que falo neste artigo.
Diferentes pessoas têm diferentes formas e métodos de se organizarem.
De forma alguma, quero dizer com este artigo que os métodos ou as dicas que vou falar são as únicas ou as mais eficazes, até porque o que resulta comigo pode não resultar consigo e vice-versa.
De qualquer forma, e como o tema permite muitas interações, pode sempre deixar o seu comentário sobre o método que resulta consigo.
Com base na minha experiência, partilho consigo algumas dicas que têm resultado comigo, independentemente de factores externos a estes métodos como é o caso da disponibilidade propriamente dita. Não havendo qualquer ou muito pouca disponibilidade, não haverá qualquer método milagroso que trate das coisas por si, a não ser talvez uma assistente pessoal, que é algo que não tenho, e que muitas das pessoas que vão ler este artigo também não têm.
Sem mais demora, seguem as dicas:
Este é talvez a mais óbvia e comum de ser usada, mas também uma das mais eficazes.
No entanto, poderá não ser suficiente criar algumas pastas por tópicos. Muito provavelmente e dependendo da variedade de tópicos e do tipo de assuntos que trate por email, poderá ser necessário criar sub-pastas dentro dessas pastas.
Marcas os emails como “não lidos” também pode ser uma excelente ideia por forma a chamar a sua atenção para aqueles em que você quer tomar algum tipo de acção, seja responder, reenviar ou qualquer outra acção, e desta forma, você aumenta a possibilidade dele não passar despercebido, já que ao fazê-lo, ele aparecerá a bold e chamará mais a sua atenção, além de que, a pasta onde esses emails estiverem terá um indicador numérico do número de emails não lidos que estão nessa pasta.
Seja qual for o programa de email que você use, ele tem certamente esta opção.
Esta dica é importante, na medida em que, lhe permite dedicar mais atenção aos emails à media em que eles vão chegando.
É claro que ela não deve ser usada sem outras aqui mencionadas, como é o caso da dica anterior, que ajuda a que os emails importantes terão a devida atenção mesmo que não estejam presentes na Inbox ou Caixa de Entrada.
Esta dica é particularmente importante para tarefas que você quer automatizar. Um exemplo prático da utilização das regras é por exemplo, o reenvio de certos emails que tenham sempre as mesmas caraterísticas para outro endereço ou o arquivamento automático numa pasta específica.
Digamos que você recebe muitos emails que são avisos de pagamentos que recebe referentes a negócios seus e que todos eles têm no título “pagamento recebido…”. Neste caso, você pode criar uma pasta chamada “Pagamentos Recebidos” e criar uma regra onde diz que todos os emails que chegarem e que tenham esse texto no título, devem ser encaminhados para a pasta “Pagamentos Recebidos”.
Desta forma, automatiza um processo recorrente que sempre lhe toma mais algum tempo e mantém a Inbox ou Caixa de Entrada mais limpa.
Eu não conheço todos os programas de email, mas a maior parte deles tanto para PC como para MAC, têm esta opção ou similar.
Ela permite através da atribuição de uma categoria (Outlook) ou flag (Mail) atribuir um ícone colorido ao email e assim sempre chama mais a atenção para esses emails de forma a que não passem despercebidos .
Consoante o tipo de assunto, pode escolher uma cor ao seu gosto (Exemplo: vermelho = Urgentes, Verdes = Família e Amigos, etc) e assim cada vez que vê um email que tenha atribuída uma categoria ou flag já sabe, mesmo sem entrar no email, que tipo de assunto/importância trata esse email.
Para esta dica funcionar, tem de ter visível a respectiva coluna (Categorias ou Flags) no seu programa de email.
Para aqueles emails que não são urgentes, mas que você quer ou precisa de lhes dedicar atenção em algum momento mais tarde, a criação de uma pasta de “Pendentes” pode ser uma solução interessante que o(a) ajude a, por um lado a manter a Inbox/Caixa de Entrada mais limpa, e por outro a manter os seus emails mais organizados.
Desta forma, também poderá sempre definir algum momento do dia, em que terá mais tempo para dedicar exclusivamente a estes emails, de forma a não deixar que eles se acumulem.
Um dica muito simples e muito útil, é atribuir um número ao início do nome das pastas de forma a que as pastas mais importantes sejam as primeiras da sua lista de pastas. Isto porque o seu programa de email muito possivelmente listará as suas pastas por ordem alfabética e isso poderá esconder algumas pastas mais importantes.
Por exemplo, se criar uma pasta para “Pendentes”, seria muito importante e útil que essa pastas fosse das primeiras da lista, para isso, bastaria mudar o nome da pasta de “Pendentes” para “1 – Pendentes”. Assim, a pasta ficaria sempre no início da lista independentemente da quantidade de pastas que viesse a criar no futuro, a não ser que criasse uma pasta começada por zero, claro 🙂
Com o tempo, os emails mais antigos vão-se acumulando e ocupando espaço tanto no seu programa de email, como em pastas que provavelmente não serão tão importantes, assim será uma boa ideia criar arquivos com os emails e pastas mais antigas.
Pode optar por uma organização anual por exemplo. Neste caso, tudo o que for do ano de 2011 estará dentro de uma “pasta mãe” chamada “2011” e assim sucessivamente.
Este tipo de organização cronológica permite-lhe ter um número mais reduzido de pastas para temas atuais, assim como pastas mais “limpas” , fazendo com que consiga encontrar emails recentes com maior rapidez.
O mesmo se pode aplicar aos emails antigos, pois sabendo o ano em que algo aconteceu, bastará ver ou pesquisar na “pasta mãe” desse ano. Caso não encontre, pode sempre procurar no modo de pesquisa para todas as pastas.
Como disse no início, existem muitos métodos de organização para ser mais produtivo com o email, e cada pessoa se adapta melhor a um determinado método, por isso estes não só não são os únicos métodos que pode usar para melhor gerir a sua caixa de email, como poderão não ser os melhores para si.
De qualquer forma, são os que eu uso e que achei interessante partilhar consigo, já que este tema é sempre importante e muitas pessoas ainda não encontraram um método que seja eficaz para o seu caso.
Espero que tenha gostado das dicas, e se tiver alguma para partilhar, eu gostava de ler sobre ela nos comentários!
Ser mais produtivo é, cada vez mais, uma necessidade, dada a velocidade a que tudo acontece, e à crescente escassez de tempo disponível para fazer tudo. É por isso que a capacidade de ser mais produtivo faz toda a diferença!
O ritmo de vida é cada vez mais frenético, e o tempo cada vez mais um bem escasso e valioso, por isso, é cada vez mais importante sermos capazes de produzir mais em menos tempo, ou pelo menos, produzir mais no mesmo tempo que temos agora.
Por estes motivos, deixo aqui 5 dicas rápidas e práticas para que possa usar em seu benefício e aumentar a sua produtividade.
Conhecida como o Princípio de Pareto, a regra dos 80/20, defende que, 80% das consequências advêm de 20% das causas. Isto é, aplicando a uma situação real, 80% do seu retorno, advêm de 20% das suas tarefas.
Sendo discutível, se é mesmo assim ou se em determinado caso é 60/40, ou 70/30, na minha opinião, o mais importante de tudo, é reter a ideia de que apenas algumas das tarefas que desempenhamos são responsáveis pela maior parte do nosso retorno.
Tendo esta ideia bem presente, temos a possibilidade de selecionar quais as tarefas que são na realidade mais produtivas, e apostar, dedicar e investir mais tempo nelas, como forma de aumentarmos o nosso restorno.
Parece simples e lógico, e até é, mas o problema é conseguir focar-se nessas tarefas, mas para isso há outras dicas.
Nos dias que correm, a internet tornou-se na maior distração que existe, tal é a variadade de coisas que se podem fazer, entre elas, especial destaque para as redes sociais, softwares de conversação como o messenger ou o skype, entre outras.
Já experimentou contabilizar o tempo que passa em cada uma destas áreas, seja nas redes sociais, seja na “conversa”? Ou a ver o seu email de 5 em 5 minutos?
Dê uma especial atenção a este assunto e verá que em muitos casos, ficará surpreendido com os resultados, já que são algumas das formas de passar o tempo sem retirar retorno.
Haverá aqui também que equacionar o equilíbrio de utilização destas ferramentas, mas em grande maioria são utililizadas muito além do contexto profissional, e aqui não há qualquer retorno.
Deslique!
Sim, desligue as redes e os messengers, por períodos de tempo pré-definidos, para que lhe seja possível focar a sua atenção e energia na tarefa que se propõe a concretizar.
Verá que, desta forma, conseguirá aproveitar muito mais o seu tempo e ser mais produtivo.
Definir objetivos de natureza variada, é fundamental para conseguir focar a sua energia e tempo no que é mais importante e, com isso, ser mais produtivo.
Ao definir estes objetivos, é fundamental que tenha em atenção, que estes objetivos devem corresponder a 2 critérios; serem exigentes, mas realistas.
Isto porque, em primeiro lugar, você deve ser o primeiro a exigir de si mesmo, que seja produtivo, ou mais produtivo, e por outro lado, porque se não forem objetivos realistas, poderá ter consequências negativas em si e na sua forma de trabalhar, já que, não só ficará desiludido e frustrado por não conseguir atingir os seus objetivos de forma recorrente, como também criará (inconscientemente) o hábito de não atingir os objetivos a que se propõe.
Por estes motivos, é importante que defina os seus objetivos de forma equilibrada, considerando estes 2 fatores e atribuindo-lhes pesos iguais.
Pode parecer estranho, mas efetivamente, não é.
Nós somos mais produtivos a certas horas do dia que a outras. Não tenha dúvidas!
Seja devido a hábitos próprios, à existencia de mais ou menos distrações, à nossa própria predisposição para trabalhar, cada um de nós tem as suas horas de alta produtividade, e as horas normais ou de menor rendimento.
Eu próprio, tenho certas horas do dia, que parece que passam e não consigo criar nem metade do que consigo a outras horas. Tenho as minhas horas de alta produtividade perfeitamente identificadas e verifico isso de forma recorrente.
Há pessoas que são mais produtivas logo de manhã, outras à noite ou noutros períodos do dia.
Inclusivamente, já sei que se tiver determinado tipo de tarefas para fazer, vou planear executá-las nas minhas horas de maior rendimento, pois a garantia de conseguir conretizá-las no tempo necessário, é bem superior.
Já conhece as suas horas de maior rendimento?
Pela minha experiência, que vale o que vale, n\ao é por ficar encarcerado e amarrado a uma secretária por muitas horas eguidas que consigo produzir mais. Até pelo contrário. Muitas das vezes, fazer breves pausas entre períodos de 90 minutos ou à volta disso, é muito estimulante para, por um lado descansar a cabeça, e por outro, refrescar as ideias.
Muitas vezes, é neste períodos que surgem ideias novas sobre como abordar certos assuntos, ou como resulver alguns problemas, etc.
Estas pausas são muito produtivas em 2 aspetos:
1 – dão-lhe a possibilidade de descansar, e
2 – a frescura suficiente e muitas vezes necessária para ultrapassar obstáculos.
Além destes motivos, e segundo pessoas devidamente habilitadas no ramo da saúde (que não é o meu caso), para as pessoas que trabalham com computadores, outro dos benfícios de fazer estas pausas, está relacionada com o fato de poder descansar a sua vista.
Embora este último ponto não seja propriamente relacionado com a produtividade, achei importante referir em tom de complemento dos restantes.
Espero que estas técnicas o ajudem a ser mais produtivo e a combater as principais distrações e obstáculos ao aumento da produtividade.
Partilhe-a comigo e com os outros leitores!
